Werken met documenten in SharePoint heeft veel voordelen ten opzichte van mappen op een netwerkshare.
Metadata
Documenten worden in SharePoint opgeslagen in rijen met kolommen voor het invoeren van metadata. Met metadata worden bepaalde eigenschappen en de inhoud van het document beschreven, zoals de aanmaakdatum, eigenaar, documenttype enz. Met filteren en sorteren kunt u hiermee vervolgens op een flexibele manier overzichten maken. Met weergaven kunt u filters en sorteringen definitief maken en de inhoud van kolommen samenvatten met som, aantal, gemiddelde enz.
De voordelen van in SharePoint samenwerken aan documenten
- Op een flexibele manier weergaven maken met filteren en sorteren.
- Gebruikers kunnen met de ingebouwde zoekfuncties eenvoudig documenten vinden.
- U kunt uzelf op de hoogte houden van documenten die zijn toegevoegd of gewijzigd, door SharePoint waarschuwingen te laten versturen.
- Met de functionaliteit voor versiebeheer kunt u eerdere versies van een document en wat er is gewijzigd bekijken.
- Documenten kunnen gedeeld worden met externe gebruikers zoals onderaannemers, cliënten en klanten.
- In plaats van een bijlage mailt u een koppeling naar het document, zodat iedereen altijd over de meeste recente versie beschikt.
- U heeft altijd en overal toegang via een webbrowser.
- Gegevens kunnen met grafieken inzichtelijk gemaakt worden.
Offertes
Als voorbeeld heb ik een documentenbibliotheek aangemaakt voor offertes met vijf extra kolommen (metadata) voor de einddatum, de potentiële klant, het offertebedrag, de eigenaar en de status. De potentiële klant kan uit een lijst met accounts geselecteerd worden. Op basis van de kolommen –einddatum– en –status– zijn de weergaven –alle offertes-, –actieve offertes-, –binnengehaald-, –gemist– en –einddatum deze maand– toegevoegd. De offertebedragen worden per weergave opgeteld.
In onderstaande afbeeldingen worden alle offertes, een gefilterde weergave met de offertes voor één klant en het resultaat van de weergave –einddatum deze maand– weergegeven. De laatste afbeelding toont in Power BI een aantal grafieken en een geografische weergave van de offertegegevens getotaliseerd per status.
Wilt u meer informatie over SharePoint Online en de dienstverlening van Nauta Automatisering? Neemt u dan vrijblijvend contact op. Er wordt u dan verteld wat u nodig heeft en hoe u SharePoint Online optimaal passend in uw bedrijf kan laten werken.