IM-mens BV Interim Management & Finance
Microsoft Dynamics CRM ingezet als matching software
IM-mens moet het hebben van contacten: het bedrijf koppelt opdrachtgevers aan interim-managers, waarvan de meeste vrijgevestigd zijn. Om al die contacten te beheren, gebruikte IM-mens een met Outlook geïntegreerd programma, dat maar op één computer draaide. Alleen de Officemanager beschikte over de volledige en actuele gegevens van alle relaties. Hierdoor was zij veel tijd kwijt met het creëren van overzichten met contactgegevens, aanvragen, aangemelde en beschikbare interim-managers en de lopende opdrachten. De relatiebeheerders konden deze overzichten zelf niet genereren. Verder was er binnen de organisatie veel overleg nodig om werkzaamheden over te dragen. Om te kunnen blijven groeien met hetzelfde aantal medewerkers, besloot IM-mens over te stappen op Microsoft Dynamics CRM.
CRM voorbeeld: De implementatie
Nauta Automatisering zorgde ervoor dat IM-mens al ruim voor de implementatie een beeld kreeg van de functionaliteit van het pakket. Al snel kon Nauta aan de slag met de invulling van het pakket. Richard de Vries, partner bij IM-mens, vertelt: “De uitgebreide configuratiemogelijkheden en de hoge mate van flexibiliteit van het pakket, maakte het mogelijk de software voor onze specifieke werkwijze in te richten. Vanuit de meegeleverde beheersoftware zijn de formulieren aangepast en nieuwe formulieren en workflowregels toegevoegd. Duur maatwerk was niet nodig.” Alle bedrijfsprocessen rondom aanmeldingen, aanvragen, offertes en contracten werden vastgelegd in workflowregels. Het CRM systeem maakt automatisch activiteiten aan, bewaakt deze en zorgt voor signalering in Microsoft Outlook. Conceptoffertes worden vanuit Microsoft Dynamics CRM samengevoegd en in het documentmanagementsysteem Microsoft SharePoint Services opgeslagen, waarna ze kunnen worden bewerkt. Bij een wijziging in het document krijgen collega’s automatisch een signaal, zodat altijd duidelijk is wat de laatste versie is.
CRM voorbeeld: Documenten samenvoegen en archivering
Voor een efficiënte opvolging wordt voor iedere aanvraag of opdracht een zogenoemde rol toegekend aan de contactpersoon van de opdrachtgever. Hierdoor geven de automatisch aangemaakte taken precies aan op welk tijdstip een medewerker van IM-mens welke contactpersoon moet benaderen. Daarnaast worden de contactgegevens gebruikt voor offertes en contracten. Deze worden snel een eenvoudig gegenereerd en vervolgens in de huisstijl geprint of als PDF-bestand gemaild. Microsoft SharePoint Services archiveert alle samengevoegde documenten bij de betreffende relaties of projecten. Alle gearchiveerde stukken zijn tevens op trefwoord terug te zoeken. Dit geldt ook voor gescande documenten, zoals per post ontvangen cv’s en legitimatiebewijzen, die eenvoudig in het systeem zijn toe te voegen.
CRM voorbeeld: Selecteren
Van alle interim-managers die zich voor bemiddeling bij IM-mens aanmelden, legt het bedrijf het cv vast. De relatiebeheerders gebruiken het cv om de managers op inzetbaarheid te beoordelen. Geschikte en beschikbare interim-managers worden vervolgens met selectiecriteria, zoals opleiding en ervaring, automatisch toegevoegd aan de database met bemiddelbare interim-managers. Het systeem helpt de relatiebeheerders bij het selecteren van interim-managers op basis van vooraf vastgelegde kenmerken en op trefwoorden. Verder kunnen ze nu op hun notebooks en Smartphones met Windows Mobile altijd en overal beschikken over de volledige en actuele relatiegegevens.
CRM voorbeeld: Marketing
Niet alleen contactgegevens worden in het systeem vastgelegd, maar ook informatie over locaties, genodigden en deelnemers van trainingen en evenementen. E-mails, afspraken en alle andere gegevens worden eenvoudig vanuit Outlook bij de betreffende bijeenkomst of training opgeslagen. Dit geeft IM-mens de mogelijkheid om tijdens marketingactiviteiten eenvoudig de deelnemers aan eerdere cursussen te selecteren. “Het voorbereiden en uitvoeren van mailings en e-mailings gaat nu veel efficiënter. Voorheen waren we veel tijd kwijt met de selectie, de uitvoering en het vastleggen van de reacties. Nu doen we dat tussen de bedrijven door,” aldus Richard de Vries.
Het resultaat
De medewerkers van IM-mens konden na een relatief korte implementatie en een training van Nauta Automatisering met de nieuwe software aan de slag. De invoering is vrijwel zonder problemen verlopen. De Vries: “De software is vanuit onze processen ingericht. Het gebruik en de invoer van gegevens voelt daarom logisch aan en dat motiveert de collega’s om het te gebruiken.” De officemanager heeft een hoop werk kunnen overdragen aan de relatiebeheerders, die direct inzicht in hun activiteiten hebben. Het CRM systeem maakt het gemakkelijker om contacten met klanten en interim-managers te onderhouden. Dit is des te belangrijker, aangezien deze contacten vaak van langdurige aard zijn. IM-mens gebruikt de software naar volle tevredenheid.